BAGIAN I: PANDUAN UMUM

1. Tentang Sistem SMART-BA

SMART-BA (Smart Bimbingan Akademik) adalah sistem informasi pembimbingan akademik berbasis web yang dirancang untuk memfasilitasi proses bimbingan akademik antara mahasiswa dan dosen pembimbing akademik (PA) di Fakultas Syariah UIN Palopo.

Fitur Utama Sistem

Statistik Sistem

2. Akses & Login

URL Akses Sistem

https://pa-uin.infinityfreeapp.com/

Halaman Login

Sistem memiliki 2 halaman login terpisah berdasarkan role:

Langkah-Langkah Login

1. Buka website SMART-BA
   Akses URL sistem melalui browser (Chrome, Firefox, Edge)
2. Pilih role Anda
   Klik tombol "Login Mahasiswa" atau "Login Dosen"
3. Masukkan kredensial
   Input username (NIM/NIP) dan password dengan benar
4. Klik Login
   Tekan tombol "Login" atau "Masuk"
5. Akses dashboard
   Jika berhasil, Anda akan diarahkan ke dashboard sesuai role

3. Navigasi Dashboard

Menu Utama Mahasiswa

Menu Utama Dosen PA

BAGIAN II: PANDUAN UNTUK MAHASISWA

4. Dashboard Mahasiswa

Dashboard mahasiswa adalah halaman utama yang menampilkan ringkasan lengkap informasi akademik Anda.

A. Cards Statistik

B. Notifikasi

C. Chart Progress IPS

Dashboard menampilkan grafik garis (line chart) yang memvisualisasikan perkembangan Indeks Prestasi Anda per semester. Fitur ini membantu Anda melihat tren akademik:

• ✅ Grafik naik: Performa akademik meningkat
• ⚠️ Grafik turun: Perlu perhatian khusus
• 📈 Data dari input riwayat akademik Anda

D. Progress Pencapaian Studi

Sistem melacak 6 milestone utama perjalanan studi Anda:

1. ✓ Konsultasi Judul Skripsi
2. ✓ Seminar Proposal
3. ✓ Seminar Hasil
4. ✓ Pendadaran / Sidang Munaqasyah
5. ✓ Revisi Final
6. ✓ Publikasi Karya Ilmiah

Setiap milestone menampilkan:

• Status: Selesai atau Belum
• Tanggal pencapaian (jika sudah selesai)
• Catatan tambahan dari dosen
• Progress bar persentase keseluruhan

E. Evaluasi Soft Skill

Menampilkan hasil evaluasi dosen PA terhadap kemampuan non-akademik Anda per periode (semester):

5. Mengelola Profil

Melihat Profil

1. Akses menu Profil
   Klik menu "Profil" di sidebar/navbar
2. Lihat informasi lengkap
   Profil menampilkan: foto, data pribadi, program studi, dosen PA, kontak, IPK, total SKS, dan status akademik

Edit Profil

1. Klik tombol "Edit Profil"
   Tombol ada di halaman profil Anda
2. Ubah data yang diperlukan
   Field yang dapat diubah: Nama, Tempat/Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Email, Telepon, Alamat, Hobi
3. Simpan perubahan
   Klik tombol "Simpan Perubahan" di bagian bawah form

Upload Foto Profil

1. Scroll ke section "Foto Profil"
   Di halaman Edit Profil
2. Klik "Choose File" atau "Pilih File"
   Browse foto dari komputer/laptop Anda
3. Pilih foto yang sesuai
   Format: JPG, PNG, JPEG | Max: 2MB
4. Klik "Upload Foto"
   Foto lama akan otomatis terganti

Upload Dokumen Prestasi

Mahasiswa dapat mengupload dokumen prestasi akademik maupun non-akademik:

1. Scroll ke "Dokumen Prestasi"
   Masih di halaman Edit Profil
2. Klik "Tambah Dokumen"
   Form upload akan muncul
3. Isi form
   - Nama Prestasi (contoh: Juara 1 Lomba Debat)
   - Jenis Prestasi: Akademik / Non-Akademik
   - Upload File (PDF, DOC, JPG - Max 5MB)
4. Klik "Upload"
   Dokumen tersimpan dan dapat dilihat dosen PA

6. Input Riwayat Akademik

Tujuan Input Riwayat Akademik

• ✅ Dokumentasi IP & SKS per semester secara sistematis
• ✅ Auto-calculate IPK berdasarkan weighted average
• ✅ Monitoring perkembangan akademik real-time
• ✅ Basis data untuk evaluasi dosen PA
• ✅ Generate chart progress di dashboard

Cara Input Riwayat Akademik

1. Akses menu "Riwayat Akademik"
   Klik di sidebar atau menu "Input Riwayat"
2. Lihat form 14 semester
   Sistem menyediakan form untuk semester 1 sampai 14
3. Input data per semester
   Untuk setiap semester, masukkan:
   - IP Semester: contoh 3.45 atau 3,45
   - SKS Semester: contoh 21
4. Sistem auto-calculate
   IPK dan Total SKS akan otomatis terhitung
5. Klik "Simpan Data"
   Data tersimpan ke database dan profil terupdate

IPK = Σ(IP × SKS) / Σ(SKS)

Total SKS = Σ(SKS Semester 1-14)

Validasi Input

7. Konsultasi Judul Penelitian

Fitur ini memungkinkan mahasiswa mengajukan judul penelitian/skripsi kepada dosen PA untuk mendapat persetujuan atau feedback.

Cara Mengajukan Judul

1. Akses menu "Konsultasi Judul"
   Klik di sidebar mahasiswa
2. Klik "Ajukan Judul Baru"
   Tombol atau form pengajuan akan muncul
3. Isi form pengajuan
   - Judul Usulan: Tuliskan judul penelitian lengkap
   - Deskripsi/Latar Belakang: Jelaskan alasan pemilihan judul, rumusan masalah, dan tujuan penelitian
4. Klik "Submit Pengajuan"
   Judul akan masuk ke dashboard dosen PA
5. Tunggu tanggapan
   Dosen akan memberi feedback: Disetujui, Ditolak, atau Revisi

Status Konsultasi

Melihat Tanggapan Dosen

1. Di halaman "Konsultasi Judul", scroll ke bawah
2. Anda akan melihat History Konsultasi dengan detail:
   • Tanggal pengajuan
   • Judul yang diajukan
   • Deskripsi lengkap
   • Status (badge berwarna)
   • Tanggapan Dosen (jika sudah ditanggapi)
   • Tanggal respon

8. Upload Dokumen

Tujuan Upload Dokumen

• 📤 Berbagi file penting dengan dosen PA (KRS, draft, proposal)
• 💾 Dokumentasi digital yang aman dan terpusat
• 🔄 Akses file kapan saja dan di mana saja
• 📊 Monitoring jumlah dokumen yang sudah disubmit

Cara Upload Dokumen

1. Akses menu "Dokumen" atau "Upload Dokumen"
   Di sidebar mahasiswa
2. Klik "Upload Dokumen Baru"
   Tombol biasanya di bagian atas
3. Isi form upload
   - Judul Dokumen: Nama/deskripsi file (contoh: Draft KRS Semester 6)
   - Pilih File: Browse file dari komputer Anda
4. Klik "Upload"
   File akan tersimpan dan otomatis bisa diakses dosen PA

Jenis File yang Diperbolehkan

Mengelola Dokumen

Melihat Dokumen:

• Semua dokumen yang diupload tampil di Dashboard atau halaman Dokumen
• Dosen PA Anda dapat melihat dan mendownload dokumen
• Informasi: nama file, ukuran, tanggal upload

Menghapus Dokumen:

1. Klik ikon 🗑️ Hapus pada dokumen yang ingin dihapus
2. Konfirmasi penghapusan
3. File fisik dan record database akan terhapus permanen

9. Logbook Bimbingan

Apa itu Logbook?

Logbook adalah catatan digital dari setiap sesi bimbingan antara Anda dan dosen PA. Baik mahasiswa maupun dosen dapat menambahkan catatan, sehingga riwayat bimbingan terdokumentasi dengan lengkap.

Menambah Catatan Logbook

1. Scroll ke section "Logbook Bimbingan"
   Di Dashboard mahasiswa atau menu Logbook
2. Klik "Tambah Catatan Bimbingan"
   Form input akan muncul
3. Isi form
   - Tanggal Bimbingan: Pilih tanggal (default: hari ini)
   - Topik Bimbingan: Judul/tema diskusi
   - Isi Bimbingan: Detail pembahasan, pertanyaan, catatan penting
4. Klik "Simpan Logbook"
   Catatan tersimpan dan dosen akan menerima notifikasi

Catatan dari Dosen

Melihat History Logbook

Semua logbook tersimpan permanen dan dapat dilihat kapan saja:

• 📅 Tanggal bimbingan - Kapan sesi dilakukan
• 📝 Topik - Tema diskusi
• 💬 Isi pembahasan - Detail lengkap
• 🎯 Tindak lanjut - Action items
• 👤 Pengisi - Mahasiswa atau Dosen

Fitur Lanjutan

10. Evaluasi Dosen PA

Tujuan Evaluasi

Sistem menyediakan evaluasi dua arah. Mahasiswa dapat memberikan feedback terhadap kinerja dosen PA mereka. Evaluasi ini membantu:

• ✅ Meningkatkan kualitas bimbingan
• ✅ Memberikan masukan konstruktif kepada dosen
• ✅ Dokumentasi hubungan akademik
• ✅ Evaluasi berkala per semester

Cara Melakukan Evaluasi

1. Scroll ke "Evaluasi Dosen PA"
   Di Dashboard mahasiswa
2. Klik "Beri Evaluasi"
   Form evaluasi akan muncul
3. Berikan skor untuk setiap aspek
   Skala 1-5 (bintang):
   • Komunikasi: Kemampuan dosen berkomunikasi dengan jelas
   • Membantu: Seberapa helpful dosen dalam membantu mahasiswa
   • Solusi: Kemampuan memberikan solusi atas masalah akademik
4. Tambahkan Saran & Kritik
   Text area untuk feedback detail (opsional)
5. Klik "Submit Evaluasi"
   Evaluasi tersimpan dan bisa dilihat dosen

Skor & Skala Penilaian

11. Melihat & Mencetak Laporan

Jenis Laporan untuk Mahasiswa

Cara Mencetak Laporan

1. Pilih jenis laporan
   Klik tombol/link cetak di halaman terkait
2. Laporan akan terbuka
   Di tab baru browser Anda (PDF atau HTML)
3. Print atau Save as PDF
   - Tekan Ctrl+P (Windows) atau Cmd+P (Mac)
   - Pilih printer atau "Save as PDF"
   - Sesuaikan setting: A4, Portrait
4. Simpan file
   Download atau print langsung

BAGIAN III: PANDUAN UNTUK DOSEN PA

12. Dashboard Dosen PA

Dashboard dosen PA menampilkan ringkasan lengkap mahasiswa bimbingan dengan berbagai fitur monitoring dan manajemen.

A. Cards Statistik

B. Tabel Mahasiswa Bimbingan

Tabel lengkap menampilkan semua mahasiswa dengan kolom:

C. Filter & Search

• 🔍 Search: Cari berdasarkan nama atau NIM mahasiswa
• 📅 Filter Angkatan: Filter mahasiswa by tahun angkatan
• 📊 Filter Status: Tampilkan Aktif / Non-Aktif / Semua

D. Sidebar Alerts

13. Mengelola Profil Dosen

Melihat Profil

1. Klik menu "Profil"
   Di sidebar atau navbar dosen
2. Lihat informasi lengkap
   Foto, nama, NIP/NIDN, tempat/tanggal lahir, kontak, pendidikan, bidang keahlian, jabatan akademik

Edit Profil

1. Klik "Edit Profil"
   Tombol di halaman profil
2. Update data
   Field: Nama, NIP, Tempat/Tgl Lahir, Jenis Kelamin, Email, Telepon, Alamat, Pendidikan, Bidang Keahlian, Jabatan
3. Simpan perubahan
   Klik tombol "Simpan Perubahan"

Upload Foto Profil

1. Di halaman Edit Profil, section "Foto Profil"
2. Klik "Choose File", pilih foto (JPG, PNG, JPEG)
3. Klik "Upload Foto"
4. Foto lama otomatis terganti

14. Melihat Detail Mahasiswa Bimbingan

Akses Detail Mahasiswa

1. Dari Dashboard
   Klik tombol "Detail" pada row mahasiswa tertentu
2. Halaman detail terbuka
   Menampilkan informasi super lengkap mahasiswa

Informasi yang Ditampilkan

A. Profile Card

• Foto mahasiswa
• Nama, NIM, Angkatan
• Program Studi
• IPK, Total SKS
• Status Akademik
• Semester aktif

B. Catatan Khusus Dosen

C. Riwayat Bimbingan (Logbook)

• Tabel semua sesi bimbingan
• Detail: tanggal, topik, isi, tindak lanjut
• Pengisi: Mahasiswa/Dosen
• Opsi: Edit, Hapus

D. Konsultasi Judul

• List semua judul yang diajukan mahasiswa
• Status: Menunggu/Disetujui/Ditolak
• Tombol "Tanggapi" untuk beri feedback

E. Nilai Bermasalah

• Daftar mata kuliah dengan nilai D atau E
• Semester diambil
• Tombol "Hapus" jika sudah tidak relevan

F. Evaluasi dari Mahasiswa

• Feedback mahasiswa terhadap Anda
• Skor komunikasi, membantu, solusi
• Saran & kritik

G. Progress Pencapaian

• Visual progress bar 6 milestone
• Status selesai/belum setiap milestone
• Persentase keseluruhan

15. Approval KRS Mahasiswa

Dosen PA bertanggung jawab menyetujui atau menolak KRS mahasiswa bimbingannya.

Cara Approve KRS

1. Lihat status KRS
   Di Dashboard atau Detail Mahasiswa, lihat kolom/badge "KRS"
2. Jika status "Pending"
   Klik tombol Setujui KRS ✅
3. Sistem otomatis:
   • Update status KRS → Approved
   • Kirim notifikasi ke mahasiswa
   • Tambahkan logbook otomatis

Cara Reject KRS

1. Klik tombol Tolak KRS ❌
2. Sistem otomatis:
   • Update status KRS → Rejected
   • Kirim notifikasi ke mahasiswa
   • Mahasiswa harus revisi KRS

Status KRS

16. Menanggapi Konsultasi Judul

Cara Menanggapi Konsultasi

1. Buka Detail Mahasiswa
   Klik tombol "Detail" pada mahasiswa tertentu
2. Scroll ke "Konsultasi Judul"
   Section daftar konsultasi judul mahasiswa
3. Untuk konsultasi "Menunggu Respon"
   Klik tombol "Tanggapi"
4. Isi form tanggapan
   - Status: Disetujui / Ditolak / Revisi
   - Catatan Dosen: Feedback, saran, atau alasan penolakan
5. Klik "Simpan Tanggapan"
   Tanggapan tersimpan dan mahasiswa dapat melihatnya

Notifikasi

Mahasiswa akan otomatis menerima notifikasi dan bisa melihat tanggapan Anda di halaman Konsultasi Judul mereka. Mereka dapat mengajukan judul baru jika judul sebelumnya ditolak.

17. Menambah Logbook Bimbingan

Cara Menambah Logbook

1. Di halaman Detail Mahasiswa
   Pastikan Anda sudah di halaman detail mahasiswa tertentu
2. Scroll ke "Riwayat Bimbingan"
   Section logbook bimbingan
3. Klik "Tambah Logbook"
   Form input logbook akan muncul
4. Isi form
   - Tanggal Bimbingan: Pilih tanggal (default: hari ini)
   - Topik Bimbingan: Topik/judul diskusi
   - Isi Bimbingan: Detail pembahasan, poin-poin penting
   - Tindak Lanjut: Apa yang harus dilakukan mahasiswa selanjutnya
5. Klik "Simpan Logbook"
   Logbook tersimpan dan mahasiswa dapat notifikasi

Fitur Tambahan

18. Evaluasi Soft Skill Mahasiswa

Tujuan Evaluasi

Dosen PA dapat mengevaluasi soft skill mahasiswa bimbingannya per periode (misal: per semester). Evaluasi ini untuk:

• ✅ Dokumentasi perkembangan non-akademik mahasiswa
• ✅ Feedback konstruktif untuk mahasiswa
• ✅ Bahan evaluasi akhir semester
• ✅ Identifikasi area yang perlu ditingkatkan

Cara Melakukan Evaluasi

1. Di halaman Detail Mahasiswa
   Scroll ke section "Evaluasi Soft Skill"
2. Klik "Tambah Evaluasi"
   Form evaluasi akan muncul
3. Pilih Periode
   Contoh: 2024-Ganjil, 2024-Genap, 2025-Ganjil
4. Beri nilai setiap aspek
   Skala 1-100 untuk:
   • Komunikasi: Kemampuan berkomunikasi
   • Keaktifan: Proaktif dalam konsultasi
   • Tanggung Jawab: Menyelesaikan tugas tepat waktu
   • Disiplin: Ketepatan waktu dan komitmen
5. Tambahkan Catatan
   Catatan tambahan atau saran (opsional)
6. Klik "Simpan Evaluasi"
   Evaluasi tersimpan dan dapat dilihat mahasiswa

Panduan Penilaian

19. Input Nilai Bermasalah

Apa itu Nilai Bermasalah?

Nilai bermasalah adalah mata kuliah yang nilai akhirnya D atau E yang perlu mendapat perhatian khusus dan bimbingan intensif.

Cara Input Nilai Bermasalah

1. Di halaman Detail Mahasiswa
   Scroll ke section "Nilai Bermasalah (D/E)"
2. Klik "Tambah Nilai Bermasalah"
   Form input akan muncul
3. Isi form
   - Nama Mata Kuliah: Contoh: Bahasa Arab I
   - Semester Diambil: Contoh: 3
   - Nilai Huruf: Pilih D atau E
4. Klik "Simpan"
   Data nilai bermasalah tersimpan

Fungsi Nilai Bermasalah

• 📊 Dokumentasi mata kuliah yang perlu diperbaiki
• 🎯 Basis untuk bimbingan akademik lebih intensif
• 📄 Dapat dicetak sebagai laporan khusus
• ⚠️ Monitoring mahasiswa yang perlu perhatian

Menghapus Nilai Bermasalah

Jika mahasiswa sudah perbaikan nilai (misal: mengulang matakuliah dan dapat nilai lebih baik):

1. Klik tombol "Hapus" pada mata kuliah tertentu
2. Konfirmasi penghapusan
3. Record nilai bermasalah akan terhapus dari sistem

20. Mencetak Berbagai Laporan

7 Jenis Laporan yang Tersedia

BAGIAN IV: TIPS & TROUBLESHOOTING

21. FAQ (Frequently Asked Questions)

Q1: Lupa password, bagaimana?

A: Hubungi admin sistem atau bagian IT kampus untuk reset password. Bawa kartu identitas untuk verifikasi.

Q2: Upload file gagal terus, kenapa?

A: Pastikan:

• Ukuran file tidak melebihi 5 MB
• Format file sesuai (PDF, DOC, DOCX, JPG, PNG)
• Koneksi internet stabil
• Folder dokumen/ dan assets/uploads/ memiliki write permission

Q3: IPK tidak terupdate setelah input riwayat akademik?

A:

• Pastikan Anda klik tombol "Simpan Data"
• Refresh halaman (F5 atau Ctrl+R)
• Jika masih gagal, logout dan login kembali

Q4: Notifikasi tidak muncul?

A:

• Refresh dashboard
• Clear browser cache
• Pastikan browser JavaScript enabled

Q5: Mahasiswa tidak menerima notifikasi persetujuan KRS?

A: (Untuk Dosen)

• Pastikan klik tombol Approve/Reject sampai selesai
• Mahasiswa harus login ulang untuk melihat notifikasi

Q6: Tidak bisa hapus logbook?

A:

• Pastikan Anda pemilik logbook (yang input)
• Dosen PA dapat hapus logbook mahasiswa bimbingannya
• Admin dapat hapus semua logbook

Q7: Foto profil tidak tampil?

A:

• Pastikan file berhasil diupload (ada pesan sukses)
• Hard refresh browser (Ctrl+Shift+R)
• Cek folder assets/uploads/ apakah file ada

Q8: Laporan PDF tidak bisa dibuka?

A:

• Pastikan ada aplikasi PDF reader (Adobe, browser PDF viewer)
• Download file dulu, jangan buka langsung
• Jika corrupt, generate ulang laporan

22. Troubleshooting

Masalah Login

Masalah Database

Masalah Upload

Masalah Tampilan

23. Kontak Support

Hubungi Kami

Jam Operasional

Kontak Khusus